关于做好2018级学生档案材料的收集

和整理工作的通知

各院系学生工作领导小组：

为了进一步规范我院2018级新生档案的归档工作，现将档案材料的收集和整理工作通知如下：

一.档案整理的程序

1.新生报到后由各院系新生辅导员收集好新生的高中（中职）时期的档案材料，并及时催促未交材料的学生。部分需要调档的，由院系开具调档函将其档案调到学校院系由辅导员收集好。

2.将高中（中职）档案材料装入《银河游戏官方网学生档案袋》，并按实际已有材料登记在档案封面“材料目录栏”。

3.将大学时期应归档的材料装入该生档案袋和高中（中职）档案材料放在一起，并登记在档案封面“材料目录栏”。

4.填好《2018级学生上交档案班级名单》（见附件1）和《2018级学生上交档案情况登记表》（见附件2），将填好的两个表和档案于学生毕业前夕交至就业指导中心档案管理负责老师。就业指导中心将根据就业登记的情况做好毕业生档案的转递工作。

二．档案收集的材料内容

档案袋里除了收集到的高中（中职）档案材料外，大学期间档案收集的材料内容应有：

1.大学学生登记表；2.大学成绩登记表；3.大学毕业生鉴定表；4.大学毕业生就业通知书(就业报到证）；5.团员材料（入团志愿书）；6.在校期间获得的重要荣誉材料（如优秀毕业生、国家奖学金、励志奖学金、省级以上技能大赛获奖材料等）。

三．档案整理的几点要求

1.学生档案材料必须统一装入《银河游戏官方网学生档案袋》，不得使用其他袋子。

2.档案封面应用黑色水笔规范填写。其中，哪一届是指毕业的年份；生源地是指该生入大学前高考时的户籍所在地。

3.档案入袋前，认真核对材料内容并在档案袋正面的“材料目录栏”里做好登记，目录栏内没有显示的可手写登记。

4.填写《2018级学生上交档案班级名单》（附件1）和档案的叠放顺序都应按学号的顺序排列；另外名单里的备注栏应填写好有缺少的材料。

5.若有学生中途退学的请把档案封装好盖上系学生工作领导小组的章让其带走；转学的需要对方学校的调档函，根据调档函寄送封装好的档案；转专业的同学，档案由辅导员之间自己调转。

6.辅导员应认真对待档案的收集、整理和保管工作，认识学生个人档案的重要性。不得擅自涂改、删除档案内容，否则后果自负。

附件：1.银河游戏官方网2018级学生上交档案名单

      2.银河游戏官方网2018级学生上交档案情况登记表

                                                银河游戏官方网学生工作处

                                                                                2018年8月30日

附件1：  银河游戏官方网2018级学生上交档案名单

院系：                          专业、班级：